J E S Y T E L

SIM - GESTION DOCUMENTAL

Descripción

 

Es el sistema de control de documentos en soporte informático. Esta aplicación permitirá gestionar el almacenamiento, la búsqueda, las consultas  y las modificaciones de los documentos de las entidades de gestión que se tienen en soporte informático. Permite la incorporación de documentos desde diversos medios como escáner, cámaras digitales, correo electrónico o cualquier soporte informático. Todo ello con una gestión física y lógica de ubicaciones de almacenamiento de documentos y una gestión detallada de los permisos de acceso a los mismos.

 

  • El sistema incorpora una gestión de tipos documentos, que permite la categorización de documentos en distintas tipologías. En concreto se definen dos niveles de categorización, que son tipos y subtipos de documentos.
  • El tipo de documento define además las funcionalidades a las que se va a tener acceso desde ese tipo. De esta forma especificaremos si se permite el escaneo de este tipo, si es indexable por contenido, etc.
  • El sistema permite definir para cada tipo de documento una plantilla de indexación, donde se definen el conjunto de campos (campos de fecha, de texto, listas, etc.) asociados a los documentos de ese tipo, por los que se permiten búsquedas indexadas.
  • El sistema permite la definición de campos documentales por tipo de documento. Estos campos no son indexables por el sistema puesto que son campos que no tienen limite de longitud, donde se puede asociar el texto que se necesite (como normas legales asociadas, etc.)
  • El sistema incorpora un gestor de almacenamiento físico de los documentos, donde se definen los volúmenes físicos de almacenamiento (máquinas y directorios). Esta gestión permite independizar la aplicación de gestión documental del lugar (o lugares, puede estar distribuido) donde se van a almacenar físicamente los documentos. Se incorpora a este gestor las normas de seguridad de acceso por los usuarios.
  • Esta gestión permite además definir proceso de creación automática de nuevos volúmenes, atendiendo a criterios temporales, a criterios de ocupación de los volúmenes, o bien bajo decisión de un responsable. Se gestiona el cierre de volúmenes completos según la definición realizada: plazos temporales, número de archivos o espacio ocupado.
  • El sistema implementa mecanismos de movimiento físico de documentos entre volúmenes.
  • El almacenamiento físico de los documentos es transparente para los usuarios de la aplicación. El usuario no sabe donde se encuentran almacenados físicamente los documentos.
  • El sistema incorpora un gestor de almacenamiento lógico de los documentos, que permite definir, a criterio de la entidad gestora, los distintos archivos y carpetas lógicas (con sus subcarpetas) de almacenamiento de los documentos. El almacenamiento lógico se basa en las entidades gestoras, los distintos centros de trabajo que se definir y en cada uno de ellos los distintos archivos y carpetas.
  • Se definen varios perfiles de acceso a los documentos, teniendo el administrador, el gestor y el usuario de consulta. El administrador va a poder gestionar la estructura lógica de almacenamiento , el gestor mantiene los documentos de un determinado nivel de la estructura y el de consulta solo verá los documentos.
  • La definición de seguridad para la estructura de almacenamiento se puede realizar a cualquier nivel de la estructura: entidad, centro, archivo, carpeta o subcarpeta. A estos niveles de definen que usuarios van a poder ver cada nivel y que operaciones van a realizar sobre el mismo.
  • El sistema permite la administración de las carpetas de almacenamiento lógico, con movimiento de documentos a nivel lógico.
  • Se incorpora en la aplicación un visor de documentos para la mayoría de tipos de archivos de entorno Windows. El visor dispone de herramientas para el ajuste de tamaño, impresión, rotación, incorporación de marcas y notas al documento.
  • Se incorpora la consulta de documentos con la herramienta ofimática definida en el PC del cliente para la extensión del mismo (p.e. ".doc" con Office 2000). Se permite además que se abra el documento con una herramienta seleccionada por el usuario entra las instaladas en el PC.
  • Las opciones de búsquedas se realizan por :
    • Datos propios del documento: denominación, tamaño, usuario creador, fecha creación, observaciones.
    • Búsquedas por tipos de documentos.
    • Búsquedas por los campos de indexación definidos para el tipo de documento en campo índice, campos base de datos externa y campos documentales: que empiece por, que contenga, coincidencia exacta.
    • Búsquedas por organización lógica de los documentos ( archivos, carpetas y subcarpetas).
    • Búsqueda de documentos por contenido.
    • Búsquedas por contenido: con todas las palabras, la frase exacta, alguna de las palabras, sin las palabras, con palabras que empiecen o terminen por, con las extensiones especificadas, etc.

 

·         El sistema incluye la indexación del contenido del documento para los tipos de archivos (extensiones .doc, .xls, etc) definidos por Index Server. La indexación por contenido se realiza de aquellos tipos de documentos que tengan en su parametrización la indexación por contenido como opción habilitada.

 

·         Se integra la gestión expedientes dentro de la aplicación de gestión documental. Para ello permitimos definir un tipo de expediente asociado a un tipo de documento. Al añadir un documentos de este tipo se produce el inicio del expediente relacionado y el comienzo de su tramitación tal como se define en gestión de expedientes.

 

·         El sistema incluye un completo histórico de operaciones realizadas por documento. Se definen las distintas operaciones a realizar en la aplicación.

 

·         Se definen distintas consultas e informes de operaciones realizadas según determinados criterios de selección.

 

·         El sistema define la seguridad a nivel de usuarios que pueden añadir documentos. Se define seguridad a nivel de las carpetas lógicas en las que puedan añadir documentos. Se define seguridad a nivel de los tipos de documentos que se pueden añadir en cada carpeta lógica.

 

·         La gestión documental emplea una maquina de tercer nivel encargada de servir documentos, para preservar la seguridad de los documentos originales. Esta máquina es la única con permisos de acceso a los documentos originales y sirve una copia de los mismos a todos los usuarios de la aplicación. Los documentos originales nunca se "mueven" de su almacenamiento para consultas o modificaciones, siempre se emplean copias de los mismos en los equipos clientes de los usuarios.

 

·         El sistema posibilita la asignación de contraseña a un documento por parte del usuario creador para proteger la apertura de documentos de carácter personal.

 

·         El sistema permite el alta de nuevos documentos procedentes de cualquier almacenamiento en entorno Windows, procedentes de un escaneo y procedentes del correo Outlook (el documento a incorporar puede ser alguno de los documentos anexos del correo o el propio cuerpo del correo).

 

·         Al incorporar un documento a la gestión documental se realiza una copia del documento original al servidor de documentos( almacenamiento físico), manteniendo el original en su ubicación disponible para el usuario.

 

·         El sistema realiza un control de las versiones de un documento, sin que se pierdan las versiones anteriores.

 

·         La modificación de los documentos se realiza a través la gestión de prestamos, que asegura que un documento no se pueda modificar simultáneamente por dos personas. Además se permite el control de los plazos de devolución de un préstamo.

 

·         El sistema permite el envío de una copia del documento seleccionado de la gestión documental con Outlook. Además se permite enviar una copia de un conjunto de documentos a través de Outlook a través de una opción de selección múltiple de documentos. Se lleva a cabo además un control de los correos enviados para cada documento.

 

·         La gestión documental permite realizar reconocimiento de documentos gráficos (OCR) mediante Omnipage. El formato del documento de salida es Word.

 

·         El sistema de gestión documental contiene un servicio de funcionalidades que permite su integración en otros módulos de la aplicación SIM, como puede ser gestión de expedientes y sistema de plantillas. En este sentido podemos destacar:

    • Almacenamiento de documentos en gestión documental para documentos creados desde el SIM
    • Escaneo de documentos desde el SIM.
    • Modificación de documentos a través del control de versionados de la gestión documental.
    • Seguridad de los documentos generados por el SIM, ante modificaciones no autorizadas.
    • Integración del almacenamiento en gestión documental para documentos generados por el sistema de plantillas.
    • Modificación de documentos generados por el sistema de plantillas mediante la gestión de préstamos de la gestión documental.

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